Orders uit e-mail en WhatsApp automatisch in je ERP

Een AI-agent met Claude kan de orders lezen die per e-mail, als PDF of als foto via WhatsApp binnenkomen, de klant en de artikelen opzoeken in je ERP en de order als concept klaarzetten, zodat je orderdesk alleen nog de uitzonderingen hoeft te beoordelen in plaats van alles over te tikken. Bij een orderdesk die er nu elke dag twee uur mee bezig is, zoals in het artikel over Excel als rem op je groei, is dat het eerste proces waar ik naar zou kijken.

Orderstroom vandaag

Bijna elke orderdesk die ik zie werkt met dezelfde mix. Een deel van de klanten bestelt via een portaal of EDI en dat loopt prima, maar een flink deel stuurt gewoon een mail met een PDF als bijlage, zet de bestelling in de tekst van de mail of stuurt een foto van een bestellijst via WhatsApp. Iemand op kantoor leest dat, zoekt de klant op, vertaalt de omschrijving van de klant naar jullie eigen artikelnummer, checkt de prijsafspraak en de leverdatum en tikt het dan in het ERP. Bij veertig orders per dag van drie minuten per stuk zit je al op twee uur, en dan heb je de orders die niet kloppen en waarvoor je de klant moet bellen nog niet eens meegeteld.

Het lastige zit eigenlijk in de vertaling, want de klant schrijft "de grote witte, zelfde als vorige keer" en jouw collega weet dat dat artikel 40-118 is omdat hij die klant al jaren doet.

Taakverdeling tussen agent en orderdesk

De agent doet het lees- en zoekwerk en de orderdesk houdt de beslissingen, zo zou ik het altijd inrichten.

Claude leest bij een PDF zowel de tekst als de pagina als beeld, dus een tabel, een stempel of een aantekening in de kantlijn komt ook mee, mits die leesbaar is. Bij een foto via WhatsApp is de kwaliteit van de foto wel bepalend: een scheve of onscherpe foto van een bestellijst levert eerder fouten op, dus die zet je standaard op controle door de orderdesk.

Koppeling met het ERP

De agent werkt via de API van je ERP en schrijft een conceptorder weg, die pas naar het magazijn gaat als de orderdesk hem goedkeurt. Wij hebben de koppeling met Exact zowel met Claude als op Mendix gebouwd, en voor deze route is een directe koppeling van Claude op de API genoeg. Hoe je het verdeelt tussen wat in het ERP blijft en wat in een app of agent komt, staat in een app naast Exact. Voor SAP Business One en Business Central werkt het in de basis hetzelfde, via de Service Layer of de API van Business Central.

Wat je wel goed moet regelen, is welke rechten de agent heeft. Hij mag relaties, artikelen en prijsafspraken lezen en conceptorders aanmaken, en verder niets, zodat er nooit iets definitief wordt zonder dat iemand op de orderdesk het heeft gezien.

Nauwkeurigheid

Je weet pas of het werkt als je het meet, en dat doe je het best door de agent eerst een paar weken naast je orderdesk te laten draaien. De orderdesk werkt zoals altijd en de agent maakt van dezelfde orders een concept, en aan het eind van elke dag leg je die twee naast elkaar.

Meet dat per veld en niet per order. Een order met twintig regels waarvan er één fout is, is voor de klant een foute order, maar voor de verbetering wil je weten of het misgaat bij de klant, bij het artikel, bij het aantal of bij de leverdatum, want dat bepaalt waar je de agent beter instrueert. Na een paar weken weet je per klant en per type order hoe vaak de agent het goed heeft, en dan kies je pas welke orders zonder extra controle door mogen en welke altijd langs de orderdesk gaan.

Een nieuwe klant, een prijs die afwijkt van de afspraak of een artikel dat de agent niet zeker herkent, die gaan wat mij betreft altijd langs een mens.

Rekenvoorbeeld

Het voorbeeld hieronder is samengesteld uit orderdesks die we vaker zien. In een eerste gesprek reken ik met de helft van het handwerk als aanname, want bijna geen automatisering haalt alles weg. De loonkosten van 48 euro per gewerkt uur zijn het gemiddelde dat het CBS voor 2025 noemt, vul vooral je eigen getallen in.

Groeit je volume met een kwart, dan loopt het handwerk in de eerste kolom op naar 550 uur per jaar en in de tweede naar 275 uur. Met 275 uur zit je dan nog onder het handwerk van nu, zonder dat je er iemand bij hoeft te zoeken. Hoe je zo'n som voor je eigen proces opstelt, met foutkosten en groei erbij, komt binnenkort als apart rekenmodel.

Grenzen

Bij minder dan een stuk of tien orders per dag levert het te weinig op om in te richten, en als bijna elke order een offerte met maatwerk is, heb je eerder iets aan een goede offertetool dan aan een agent. Heeft je ERP geen API, of draait het op een versie die binnenkort uit support gaat, kijk dan eerst daarnaar. En je spreekt van tevoren af welke gegevens de agent wel en niet ziet en waar ze worden verwerkt.

Eerste stap

Pak even de orders van de afgelopen maand en kies er vijftig uit, met de lastigste erbij: de foto's, de mails met "zelfde als vorige keer" en de orders waarvoor jullie de klant moesten bellen. Daarop zie je snel hoe ver een agent komt en waar de orderdesk moet blijven beslissen.

Bij Kobeon pakken we dat op met de Claude-route: een consultant zit twee dagen per week bij je op locatie en past het proces aan de orderdesk meteen aan waar dat nodig is, terwijl hij de agent order voor order opbouwt met je mensen erbij. Meer over die route staat op AI met Claude. Wil je je eigen orderstroom even doorlopen, plan dan gerust een kennismaking.

Bronnen: Anthropic, Claude Platform Docs, "PDF support" en "Vision", geraadpleegd 27 oktober 2026. CBS, De arbeidsmarkt in cijfers 2025, lonen en loonkosten.