Je proces is je ERP voorbij: wanneer Excel de rem op je groei is

Excel wordt een rem op je groei op het moment dat je kernproces erop draait, dus als orders, planning of facturen pas kloppen nadat iemand ze uit een sheet in je ERP heeft overgetikt. Bij een teler, een foodbedrijf of een maakbedrijf met 25 tot 500 mensen zie ik de groei dan vastlopen, want elke extra order kost gewoon weer een extra stukje handwerk. En extra mensen aannemen is ook niet zomaar de oplossing, volgens het CBS stonden er eind juni 2026 nog steeds 95 vacatures open op elke 100 werklozen.

Excel als kernproces

Bijna niemand kiest hier bewust voor. Het ERP doet de boekhouding, de voorraad en de facturen eigenlijk prima, alleen het proces daartussen past vaak niet in de standaardschermen, denk aan de planning van een teelt, een order die via WhatsApp binnenkomt of een stuklijst die per klant net anders is. Dus maakt iemand even een sheet, die werkt, groeit mee en krijgt er elk jaar een paar tabbladen bij, en een paar jaar later draait er een flink deel van het bedrijf op.

Ik heb er de afgelopen jaren echt tientallen gezien. Een complete assetadministratie van een paar honderd machines met de onderhoudsdata ergens in kolom AZ, een planning met veertien tabbladen waarvan er eigenlijk maar een klopt, bijna het volledige voorraadbeheer inclusief orderpicking, of een importtracker waarin per container wordt bijgehouden welk document er nog mist. Allemaal gebouwd door iemand die er heel goed in is, en allemaal op het punt waar niemand anders het nog durft aan te raken.

In gesprekken met bedrijven in de regio komen ook steeds dezelfde getallen voorbij. Een orderdesk die elke dag twee uur orders uit e-mail en WhatsApp overtikt in het ERP, een bedrijf in de veredeling dat 6.000 tot 7.000 inkoopfacturen per jaar met de hand op grootboek en kostenplaats zet, of een machinebouwer waar het eigen team schat dat maar 15 tot 30 procent van de informatie heel blijft van de eerste tot de laatste stap.

Zes signalen

Herken je er drie of meer, dan is het wat mij betreft tijd om er serieus naar te kijken.

1. Er wordt overgetikt. Wat in Excel staat gaat met de hand het ERP in of andersom, en elk overtikmoment is vertraging en een kans op een fout.
2. Een persoon beheert het bestand. Is die ziek of op vakantie, dan ligt de planning of de orderverwerking eigenlijk stil.
3. Er zijn versies in omloop. Niemand weet zeker of "planning definitief v3" of "planning nieuw" nou de goede is.
4. Rapporteren kost een dag. De maandcijfers komen uit vier bestanden en worden met de hand bij elkaar gezocht.
5. Je kunt niet terugzien wie wat veranderde. Vraagt een klant of een auditor naar de herkomst van een partij of de status van een order, dan begint het zoeken.
6. Meer orders betekent meer mensen. Twintig procent groei is dan ook twintig procent meer uren op kantoor.

En dan is er nog de foutkans. Een overzichtsstudie van onderzoek over 35 jaar, geleid door Pak-Lok Poon en gepubliceerd in augustus 2024, concludeert dat 94 procent van de spreadsheets die bij zakelijke beslissingen worden gebruikt fouten bevat.

Excel per sector

Waar Excel het proces draagt verschilt per sector, maar het patroon is eigenlijk overal hetzelfde: het ERP kent de artikelen en de facturen en de planning of registratie daartussen zit in een sheet.

Zolang het volume klein is, is zo'n sheet sneller dan elk systeem, en zodra het volume groeit kost hij meer tijd dan hij oplevert. Een exporteur die in een seizoen van 50 naar 80 zendingen gaat, merkt dat het eerst op kantoor.

Kosten van het handwerk

Handwerk voelt een beetje gratis omdat de mensen er toch al zijn, maar als je het even uitrekent zie je een vaste post die gewoon meegroeit met je volume. Het rekenvoorbeeld hieronder gebruikt de situaties van hierboven en de gemiddelde loonkosten van 48 euro per gewerkt uur die het CBS voor 2025 noemt, vul vooral je eigen getallen in.

Het CBS telde in 2025 14,9 miljard gewerkte uren op 8,4 miljoen arbeidsjaren, dat is ongeveer 1.770 uur per voltijdbaan, dus 753 uur is ruim 0,4 fte. Groeit je volume met een kwart dan groeien die uren gewoon mee, en daarmee de vraag naar mensen die je lastig kunt vinden. Fouten, vertraging richting de klant en de afhankelijkheid van een persoon zitten er dan nog niet eens in.

Vijf routes

Uit Excel stappen kan langs vijf routes en de goedkoopste die het probleem oplost is wat mij betreft de goede.

Begin sowieso met de vraag of je ERP het al kan. Soms is ons advies om gewoon de standaardmodule van het eigen ERP te nemen als die het proces dekt, dat is sneller en goedkoper dan iets bouwen.

Automatiseren met Claude

Veel van het werk in die sheets is eigenlijk overtikken, controleren en bij elkaar zoeken: een order uit een mail halen, een importdocument naast de zending leggen, een rapportage uit vier bestanden maken. Dat hoeft vaak geen nieuwe applicatie te worden, dat kun je met Claude van Anthropic automatiseren op de plek waar het nu gebeurt. Bij deze route zit een consultant twee dagen per week bij je op locatie, loopt een paar dagen mee met de mensen die het werk doen en pakt dan proces voor proces op, zodat je binnen een paar weken ziet wat het oplevert. Het werkt het best bij processen met veel tekst en documenten, en het is minder geschikt als je een systeem zoekt waar meerdere afdelingen jarenlang op draaien, dan kom je bij de laatste route uit. Hoe dat bij ons werkt staat op AI met Claude.

App naast het ERP

Bij de laatste route blijft het ERP de bron voor financiën, artikelen en voorraad en doet de app het proces dat het ERP niet goed ondersteunt, zoals de planning, de orderpicking of de registratie op de werkvloer. Het resultaat gaat via een koppeling terug. De meeste ERP-pakketten in het MKB, zoals Exact Online, SAP Business One en Microsoft Dynamics 365 Business Central, hebben een API waar zo'n app op kan aansluiten, en omdat je ERP zelf niet wordt aangepast blijft een upgrade later ook een stuk eenvoudiger.

Of het Mendix of maatwerk wordt hangt af van het aantal gebruikers, het aantal koppelingen, hoe lang de app mee moet en wie hem beheert, daarover gaat Mendix of maatwerk. Een voorbeeld uit de sierteelt staat in de case Sierteelt supply chain en hoe je een app aan Exact koppelt komt in het volgende artikel van deze reeks.

Grenzen

Excel is een prima gereedschap voor analyse, voor een eenmalige berekening en voor een proces met een gebruiker en weinig volume. Verandert je proces nog elke week, zet het dan eerst even stil op papier voordat je er iets van automatiseert, anders automatiseer je iets dat volgende maand alweer anders loopt. En levert het handwerk in het rekenvoorbeeld bij jou maar een paar duizend euro per jaar op, dan zou ik er ook geen app voor bouwen.

Mensen aan tafel

De keuze om uit Excel te stappen raakt eigenlijk altijd drie mensen en het loopt het soepelst als ze er vanaf het begin bij zitten. De operationeel verantwoordelijke weet waar het knelt en wat het kost, de IT-verantwoordelijke of ERP-partner weet wat het ERP al kan en welke koppelingen er zijn, en de directeur of eigenaar beslist over de investering en legt die naast het groeiplan. Komt de vraag alleen van de werkvloer, neem dan het rekenvoorbeeld mee naar dat gesprek, een bedrag per jaar en wat er gebeurt als het volume groeit praat een stuk makkelijker dan een lijst met ergernissen.

Eerste stap

Uit onderzoek onder MKB-maakbedrijven van Midpoint Brabant, REWIN, FME, Koninklijke Metaalunie en Fontys (april 2026) blijkt dat 83 procent onvoldoende inzicht heeft in welke onderdelen van het productieproces geschikt zijn voor automatisering. Met deze vier stappen krijg je dat inzicht voor een proces.

1. Kies een proces. Neem het proces waar het meest wordt overgetikt of waar een persoon eigenlijk onmisbaar is.
2. Teken het van begin tot eind. Doe dat met de mensen die het dagelijks doen en zet elke plek erin waar Excel, mail of WhatsApp tussen twee systemen zit.
3. Reken het uit. Gebruik de tabel hierboven met je eigen uren en tarief en zet erbij wat er gebeurt als je volume met een kwart groeit.
4. Laat eerst iets werken. Vraag om een eerste werkende versie op je eigen data voordat je een groot traject start, dan zie je binnen een paar weken of de route klopt.

Bij Kobeon kiezen we die route samen met je, met Claude als het om automatiseren gaat en Mendix als het een applicatie wordt, en een werkende MVP staat bij ons binnen zes weken. Je eigen mensen bouwen mee zodat de kennis in huis blijft. Wil je je eigen proces even naast deze zes signalen leggen, plan dan gerust een kennismaking.

Checklist

• Excel is een rem zodra je kernproces erop draait en gegevens met de hand naar je ERP gaan.
• Herken je drie of meer van de zes signalen, dan is het tijd om te kijken.
• Twee uur overtikken per werkdag is zo'n 440 uur per jaar, een kwart van een voltijdbaan.
• Kijk eerst of je ERP of een standaardpakket het proces al dekt.
• Bestaat het handwerk vooral uit mail, documenten en overtikken, dan kun je het vaak met Claude automatiseren zonder nieuwe applicatie.
• Een app naast je ERP op Mendix past als het proces je onderscheid is en meerdere afdelingen erin werken.
• Begin met een proces, reken het uit en laat eerst iets werken voordat je groot investeert.

Bronnen: CBS, "Werkloosheid gedaald in tweede kwartaal 2026", 30 juli 2026. Pak-Lok Poon e.a., overzichtsstudie naar spreadsheetfouten, via Newswise, 13 augustus 2024. Midpoint Brabant, REWIN, FME, Koninklijke Metaalunie en Fontys, "Productieautomatisering en mkb-maakbedrijven", via Dutch IT Channel, 9 april 2026. CBS, De arbeidsmarkt in cijfers 2025, lonen en loonkosten. CBS, arbeidsvolume 2025, 1 juli 2026.