Wat een handmatig proces je per fte kost: een rekenmodel

Wat een handmatig proces kost, reken je uit door per handeling de minuten te tellen, die te vermenigvuldigen met het volume, het herstelwerk erbij op te tellen en dat om te zetten naar uren, euro's en fte. In het rekenvoorbeeld hieronder komt een orderdesk met 40 orders per dag uit op ruim 1.000 uur per jaar, zo'n 0,6 fte, en bij een kwart groei op 0,75 fte.

In bijna elk gesprek over groei komt het op hetzelfde neer: de ambitie is er, de orders komen, maar op kantoor groeit het werk mee. Mensen erbij zoeken is lastig: eind juni 2026 stonden er volgens het CBS 95 vacatures open op elke 100 werklozen. Dan wil je weten hoeveel handwerk er eigenlijk in je proces zit.

Rekenmodel in vijf stappen

1. Tel de handelingen. Loop een order of een partij van begin tot eind langs en schrijf elke stap op waar iemand iets overtikt, controleert of opzoekt.
2. Tel de minuten. Hoe lang duurt die stap gemiddeld? Kijk even mee met iemand die het doet, in plaats van het te schatten vanaf je bureau.
3. Vermenigvuldig met het volume. Orders per dag, facturen per jaar, zendingen per week, en reken alles om naar uren per jaar.
4. Tel het herstelwerk erbij. Hoeveel procent gaat er mis en hoe lang ben je bezig met herstellen? Een verkeerde levering of een creditnota kost vaak meer tijd dan de handeling zelf.
5. Reken door met je groei. Zet ernaast wat het wordt als je volume met een kwart of de helft groeit, want handwerk groeit gewoon mee.

Rekenvoorbeeld

Een verzonnen maar herkenbaar voorbeeld: een orderdesk bij een voedingsbedrijf met 40 orders per dag, 220 werkdagen per jaar, en 3 procent van de orders gaat ergens mis. Alle posten groeien mee met het volume. De uren reken ik om met de 48 euro loonkosten per gewerkt uur die het CBS voor 2025 noemt en met ongeveer 1.770 uur per voltijdbaan.

Wat er niet in zit, telt ook: een klant die een dag later de bevestiging krijgt, een verkeerde levering die je een klant kost, of een collega die alles weet en drie weken op vakantie is.

Realistische verwachting

Ga er niet van uit dat al dat werk verdwijnt, want bijna geen automatisering haalt al het handwerk weg. Hoeveel het in de praktijk scheelt, zie je pas in de eerste werkende versie. Wil je vooraf een indicatie voor je eigen proces, dan kun je dat beschrijven in de rekenhulp; die geeft een schatting met een bandbreedte, geen belofte.

Kijk ook naar wat het oplevert behalve uren. Als dezelfde mensen 25 procent meer orders aankunnen, stijgt wat je per gewerkt uur toevoegt, en zo meet het CBS arbeidsproductiviteit: in de commerciële sector steeg die in 2025 met 2,5 procent.

Routekeuze

Met de uitkomst kies je de route. Gaat het om een paar honderd uur overtikken uit mail en documenten, dan is automatiseren met Claude vaak de snelste weg, met een consultant die bij je op locatie zit en het proces stap voor stap direct aanpast. Gaat het om een proces waar meerdere afdelingen in werken en waar je jaren op wilt draaien, dan kom je eerder uit bij een app naast je ERP op Mendix. De routes naast elkaar staan in Je proces is je ERP voorbij: wanneer Excel de rem op je groei is, en hoe zo'n app naast je ERP aansluit lees je in de artikelen over Exact en over SAP Business One en Business Central.

Gesprek met de directie

Neem de tabel mee, met de getallen van je eigen proces erin. Een bedrag per jaar en wat er gebeurt bij groei praat een stuk makkelijker dan een lijst met ergernissen. En het zorgt dat de operationeel verantwoordelijke, IT en de directeur over hetzelfde getal praten.

Bij Kobeon maken we zo'n rekensom in de eerste kennismaking samen met je, op je eigen proces. Wil je dat even doen, plan dan gerust een kennismaking.

Bronnen: CBS, "Werkloosheid gedaald in tweede kwartaal 2026", 30 juli 2026. CBS, De arbeidsmarkt in cijfers 2025, hoofdstuk Lonen en loonkosten, 29 april 2026. CBS, "Werkgelegenheid op verschillende manieren gemeten", 1 juli 2026 (14,9 miljard uur op 8,4 miljoen arbeidsjaren). CBS, arbeidsproductiviteit 2025, 7 oktober 2026.